Tietosuojaseloste

Mitkä tiedot ovat henkilötietoja   

Henkilötietoja ovat kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyvät tiedot, esimerkiksi henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, kiinteistötiedot ja IP-osoitteet.

Mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa          

Henkilötietojen käsittelyä ovat kaikki toimet, jotka kohdistetaan henkilötietoihin, kuten kerääminen, rekisteröinti, säilyttäminen, siirtäminen ja poistaminen.

Rekisteröityjä, toisin sanoen henkilöitä, joiden tietoja käsittelemme, ovat:

• Yksityishenkilöt, joilla on tai on ollut vakuutussopimus kanssamme, ja heidän edustajansa (esimerkiksi valtuutetut, huoltajat, edunvalvojat).
• Yritykset ja muut organisaatiot, joilla on tai on ollut vakuutussopimus kanssamme. Yritysten ja muiden organisaatioiden kohdalla rekisteröity on se henkilö tai ne henkilöt, jotka toimivat sen lukuun.
• Yksityishenkilöt sekä yritysten ja muiden organisaatioiden edustajat, joilla on tai on ollut meihin muu suhde kuin vakuutuksenottaja.
• Yksityishenkilöt sekä yritysten ja muiden organisaatioiden edustajat, jotka ovat pyytäneet meiltä tarjousta.
• Toimittajien yhteyshenkilöt.
• Toisen henkilön lukuun vakuutusmaksuja suorittaneet henkilöt, vakuutussopimuksen perusteella korvauksia hakeneet tai saaneet henkilöt, vakuutussopimuksen perusteella muutoin suoritukseen vakuutuksesta oikeutetut henkilöt (edunsaajat) tai korvauksensaajat, joilla on oikeus korvaukseen vahingon perusteella, mutta jotka eivät ole vakuutettuina Vakuutusyhtiössä.
• Yksityishenkilöt, jotka eivät ole vakuutuksenottajia, mutta jotka ovat eri syistä rekisteröityinä vahinkoselvityksissämme, kuten todistajina, ajoneuvon kuljettajina tai muulla tavoin vahinkoselvitykseen myötävaikuttaneina tai korvausasian arvioinnin ja ratkaisemisen kannalta relevantteina henkilöinä.

Kaiken henkilötietojen käsittelyn täytyy perustua oikeudelliseen perusteeseen. Tietosuoja­lainsäädännössä sitä kutsutaan käsittelyn oikeusperusteeksi. On olemassa useita käsittelyn oikeusperusteita, toiminnassamme nojaudumme usein useampaan oikeudelliseen perusteeseen samanaikaisesti.

Sopimusten täytäntöönpano   

Vakuutusyhtiö käsittelee henkilötietoja pääasiassa sopimuksiin perustuen. Se on meille keskeinen oikeusperuste, koska useimmat palveluistamme ja tuotteistamme edellyttävät sopimussuhdetta meidän ja asiakkaittemme välillä. Sopimuksen solmiminen, tai valmistevan työn tekeminen ennen sopimuksen solmimista, antaa meille perusteen niiden tietojen käsittelyyn, jotka ovat välttämättömiä, jotta voimme tarjota palvelun tai tuotteen. Meillä on myös oikeus käsitellä tietoja sopimuksesta johtuvien velvoitteittemme täyttämiseen. Palveluittemme tarjoamiseen ja sopimuksiin liittyvien velvoitteittemme täyttämiseen käytämme myös digitaalista asiakasportaaliamme.

Vakuutusten myynti ja hallinto

Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme tarjota sinulle vakuutuksia ja voidaksemme tunnistaa sinulle tyypilliset riskit. Käytämme tietoja myös vakuutusten hoitoon, vakuutussopimusten uusimiseen ja tarjotaksemme lisäpalveluja.

Korvauskäsittely       

Käsittelemme henkilötietoja meille ilmoitettujen vahinkojen yhteydessä. Tiedot ovat välttämättömiä muun muassa, jotta voidaan selvittää, arvioida ja määritellä oikeutesi vakuutuskorvaukseen, koordinoida ja toteuttaa vakuutuskorvaussuorituksia sekä selvittää takautumisvaatimukset (takaisinperintä) ja kuittausmahdollisuus.

Asiakashallinto

Käsittelemme henkilötietojasi asiakassuhteen hallintaan ja kehittämiseen. Käytämme tietoja ilmoittaaksemme vakuutusten, ehtojemme ja digitaalisten palvelujemme muutoksista ja ilmoittaaksemme muita tärkeitä tietoja Vakuutusyhtiöstä tai tuotteistamme. Käsittelemme henkilötietoja myös laskutuksessa ja kanssasi solmimiimme sopimuksiin liittyvien velvollisuuksiemme suorittamisessa.

Tulevien vahinkojen ehkäiseminen

Käsittelemme henkilötietojasi myös tulevien vahinkojen ehkäisemiseen toteuttamalla useita vahinkoja ehkäiseviä projekteja, aktiviteetteja ja yhteistöitä.

Käsittelemme henkilötietoja myös laatiaksemme tilastoja toteutetuista vahinkoa ehkäisevistä projekteista ja toimenpiteistä sekä seurataksemme toteutettujen aktiviteettien toteumaa.

Lakisääteinen velvollisuus        

Vakuutusalalla toimiville yrityksille on asetettu monia erilaisia lakisääteisiä velvollisuuksia ja viranomaisvaatimuksia. Käsittelemme henkilötietojasi täyttääksemme nämä velvollisuudet.

Tällaisista velvollisuuksista voidaan mainita erityyppiset viranomaisraportoinnit, tilastojen laatiminen ja tilastotietojen toimittaminen, kirjanpitolainsäädännön noudattaminen ja velvollisuus pitää rekisteriä asiakasvalituksista ja rekisteröidä sattuneet poikkeamat.

Vakuutusyhtiöillä on myös lakisääteinen velvollisuus tunnistaa ja tuntea asiakkaansa sekä ryhtyä toimenpiteisiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi. Kaikkia asiakirjoja ja tietoja käsitellään luottamuksellisesti sekä vakuutussalaisuuden ja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan säännöstön mukaisesti.

Jos tietojasi on kerätty ainoastaan lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseen, emme käytä näitä tietoja muihin tarkoituksiin. Sinun on kuitenkin hyvä muistaa, että samoja tietoja kerätään usein useita eri tarkoituksia varten.

Suostumus   

Tietyissä tapauksissa henkilötietojesi käsittelymme perustuu oikeusperusteeseen suostumus. Näissä tapauksissa pyydämme sinua antamaan suostumuksesi käsittelyyn erityistä tarkoitusta varten.

Voit aina peruuttaa suostumuksesi. Peruuttamisesi ei vaikuta jo toteutettuun käsittelyyn, jonka oikeusperusteena on suostumuksesi, mutta peruuttamisen jälkeen emme enää käsittele henkilötietojasi, ellei käsittelyn jatkamiselle ole muuta oikeusperustetta.

Oikeutettu etu      

Voimme käsitellä henkilötietoja myös täyttääksemme, oman tai kolmannen osapuolen, niin kutsutun oikeutetun edun. Se tarkoittaa sitä, että meillä on tietyissä tapauksissa oikeus käsitellä rekisteröidyn tietoja myös silloin, kun käsittely ei perustu sopimukseen.

Korvauskäsittely         

Korvauskäsittelyn yhteydessä meillä on oikeutettu etu käsitellä sellaisten henkilöiden henkilötietoja, jotka eivät ole asiakkaitamme, esimerkiksi todistajien, vahingonkärsineiden, korvauksensaajien tai ajoneuvon kuljettajien.

Takautumisvaatimukset ja oikeuskäsittelyt     

Käsittelemme henkilötietoja takautumisvaatimusten (takaisinperinnän) ja muiden vaatimusten käsittelyn yhteydessä sekä oikeuskäsittelyissä, joissa Vakuutusyhtiö on osapuolena.

Tilastot   

Käsittelemme henkilötietoja toteuttaaksemme asiakasanalyysejä parantaaksemme asiakkaan tuntemistamme.

Rangaistavien tekojen ehkäiseminen ja selvittäminen

Käsittelemme henkilötietoja tarkoituksena ehkäistä ja paljastaa rangaistavia tekoja, esimerkiksi sinuun, Vakuutusyhtiöön tai kolmanteen osapuoleen, kuten muihin vakuutusyhtiöihin, kohdistettuja petoksia. Näihin selvityksiin saattaa sisältyä henkilötietoja. Meillä on tietoja sinusta joko asiakkaana tai saamme ne kolmannelta osapuolelta, esimerkiksi muilta vakuutusyhtiöiltä. Tietoja voidaan myös noutaa muilta vakuutusyhtiöiltä, poliisilta ja muilta viranomisilta ja jakaa niiden kanssa. Selvitykset tehdään manuaalisesti.

Parannustyöt, testit ja toiminnan kehittäminen

Käsittelemme henkilötietoja tunnistaaksemme uusien tuotteiden ja palvelujen kysynnän sekä kehittääksemme olemassa olevia tuotteita ja palveluja. Käsittely sisältää tähän liittyen myös analyysejä ja testausta.

Markkinointi    

Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme antaa sinulle informaatiota ja neuvoja sekä markkinoidaksemme tuotteitamme ja palvelujamme. Käytämme segmentointia toimittaaksemme sinulle asianmukaista informaatiota ja tavoittaaksemme sinut oikeaa kanavaa käyttäen.

Asiakastutkimukset           

Käsittelemme henkilötietojasi asiakas- ja markkinointitutkimusten suorittamiseen sekä saamiemme vastausten analysointiin. Tutkimukset tehdään, jotta saamme tietoa siitä, miten asiakkaamme kokevat Vakuutusyhtiön, palvelutasomme ja prosessimme, miten meidän pitää kehittää toimintaamme, esimerkiksi kestävyystyön, palvelutasomme, viestintäkanaviemme tai vakuutustuotteittemme kehittämisen kautta.

Vierailut verkkosivustollamme  

Verkkosivustomme ylläpitoa ja jatkuvaa parantamista varten lokitamme tavan, jolla käytät verkkosivustoamme, tätä kutsutaan myös käyttäytymismalliksi. Käytämme informaatiota myös hallintoon, tilastoihin ja markkinointiin. Voit lukea lisää evästeistä (cookies) tästä.

Erityisiä henkilötietoryhmiä koskeva käsittely – arkaluonteiset tiedot

Vakuutusyhtiöllä on oikeusperuste käsitellä tietoja rekisteröidyn terveydentilasta, sairaudesta tai vammaisuudesta tai tietoja hoitotoimenpiteistä, jos se on tarpeen vakuutusyhtiön vastuun määrittelemiseksi. Mainittujen tietojen käsittely voi perustua myös vakuutetun suostumukseen.

Vakuutusyhtiöllä on myös oikeusperuste käsitellä vakuutusyhtiön vastuun selvittämiseen tarvittavia tietoja vakuutuksenottajan, vakuutetun, korvauksenhakijan tai vahingonaiheuttajan rikoksesta, rangaistuksesta tai muusta seuraamuksesta.

Vakuutusten myynti ja hallinto     

Tiettyjä vakuutuksia ottaessasi sinun voi tarvita täyttää terveysselvitys, jotta voimme ottaa kantaa hakemukseesi. Terveystiedot kuuluvat erityiseen henkilötietoryhmään, ns. arkaluonteisiin tietoihin. Täyttämällä terveysselvityksen hyväksyt, että käsittelemme pyydettyjä tietoja. Jollet halua, että käsittelemme pyydettyjä tietoja, emme voi tehdä kanssasi kyseistä vakuutusta koskevaa sopimusta.

Korvauskäsittely       

Vakuutusyhtiön oikeus selvittää ja määrittää vastuunsa on oikeudellinen peruste tapauksissa, joissa korvauskäsittelyn yhteydessä käsittelemme erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja.

Takautumisvaatimukset ja oikeuskäsittelyt    

Käsittelemme henkilötietoja takautumisvaatimusten (takaisinperinnän) ja muiden vaatimusten käsittelyn yhteydessä sekä oikeuskäsittelyissä, joissa Vakuutusyhtiö on osapuolena.

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään, mutta voimme, lain sallimissa puitteissa, kerätä ja päivittää henkilötietoja myös kolmannelta osapuolelta, kuten:

• Luottotietoyrityksiltä
• Tiedontarjoajilta
• Yhteistyökumppaneilta vakuutusten ja vahinkojen käsittelyssä
• Hoitolaitoksilta
• Viranomaisilta (esimerkiksi poliisi, tuomioistuimet, väestötietojärjestelmä, Verohallinto, Kela)
• Pankeilta
• Muilta vakuutusyhtiöiltä
• Työnantajilta

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen keräämisen tarkoituksen kannalta.

Alla kuvataan tyypillisiä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoryhmiä. Se mitä tietoja käsitellään, riippuu muun muassa siitä, mikä suhde rekisteröidyllä on meihin, mitä tuotteita ja palveluja rekisteröity on hankkinut sekä siitä, onko kyseessä yksityishenkilö taikka yrityksen tai organisaation edustaja.

Huomaa, että alla oleva luettelo ei ole tyhjentävä.

Perustiedot:                                          
Nimi, henkilötunnus

Yhteystiedot:                                        
Osoite, puhelin, sähköposti

Asiakkaan tuntemistiedot:                
Lakisääteiset asiakkaan tuntemistiedot, kuten tiedot, jotka ovat tarpeen asiakkaan tunnistamiseksi sekä asiakkaan taloudellisen aseman selvittämiseksi sekä sen selvittämiseksi, onko henkilö mahdollisesti poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö

Tietoja asiakassuhteesta:                  
Tiedot, jotka yksilöivät, tunnistavat ja luokittelevat asiakassuhteen, kuten asiakasnumero, asiakaskoodi ja asiakasryhmä, tiedot asiakasetuohjelmista

Sopimus- ja tuotetiedot:                   
Tiedot asiakkaan hankkimista tuotteista ja palveluista

Asiakastapahtumatiedot:                  
Tiedot asiakassuhteeseen liittyvistä tapahtumista, kuten vakuutusten muutoksista ja korvauskäsittelystä

Omaisuustiedot:                                  
Tiedot vakuutetusta omaisuudesta, kuten kiinteistötunnukset ja rekisterinumerot

Viestintä:                                               
Tiedot viestinnästä rekisteröidyn ja Vakuutusyhtiön välillä

Erityiset henkilötietoryhmät:            
Tiedot terveydentilasta, sairaudesta, vammasta tai tiedot hoito­toimenpiteistä

Tiedot rikoksista ja rikkomuksista:                                      
Kuten rikosilmoitukset ja -selvitykset, tuomiot ja sovinto­sopimukset

Taloutta koskevat tiedot:                  
Palkka- ja verotustiedot, maksuhäiriöt (luottotietojen tarkastukset), tilinumerot, maksunsaajat

Suostumukset:                                     
Suostumukset ja kiellot rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn

Tekniset tunnistustiedot:                   
IP-osoite, Pankki-ID                           

Käyttäytymistiedot: 
Rekisteröidyn verkkosivustoilla käyttäytymisen seuranta ja palvelujen käyttäminen, esimerkiksi evästeet (cookies)

Henkilötietojen käsittely rajoitetaan käsittämään Vakuutusyhtiön työntekijät, joiden työtehtävät vaativat tällaisten tietojen käsittelemisen. Käsittely tapahtuu ainoastaan siinä laajuudessa, joka on tarpeen työtehtävän suorittamisen kannalta.

Henkilötietoja voivat käsitellä myös palveluntarjoajat tai yhteistyökumppanit. Käsittely tapahtuu näissä tapauksissa Vakuutusyhtiön toimeksiannosta ja tietoja ei saa käsitellä muulla tavalla kuin mitä on sovittu Vakuutusyhtiön ja palveluntarjoajan tai yhteistyökumppanin välillä. Käsittelyn tulee tapahtua voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Lain asettamissa rajoissa ja toimintamme puitteissa voimme myös jakaa henkilötietojasi muiden osapuolten, kuten vakuutusyhtiöiden, pankkien, tuomioistuinten ja vakuutuslautakuntien, Verohallinnon, poliisin, Kelan ja muiden viranomaisten, kanssa. Näissä tapauksissa tietojensaaja vastaa itsenäisesti omasta henkilötietojen käsittelystään.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu pääasiassa EU:n/ETA:n alueella. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan kuitenkin käsitellä EU:n/ETA:n alueen ulkopuolisissa maissa, esimerkiksi ulkomaanmatkan aikana sattuneen vakuutustapahtuman selvittämiseen tai korvausten käsittelemiseen. Jos henkilötietoja siirretään tällaiseen maahan, Vakuutusyhtiö huolehtii siitä, että henkilötiedot ovat edelleen tarkoituksenmukaisesti suojatut ja että siirtäminen tapahtuu laillisella tavalla.

Vakuutusyhtiö suojaa tietojasi ja yksityisyyttäsi. Tätä tarkoitusta varten Vakuutusyhtiö on ryhtynyt fyysisiin, sähköisiin ja hallinnollisiin turvatoimenpiteisiin. Niistä voidaan mainita työtehtäviin perustuva käyttöoikeuksien hallinta, salaustekniikat, palomuurit, sekä tarpeettomien asiakirjojen turvallinen tuhoaminen.

Vaadimme myös, että mahdolliset alihankkijat ja muut yhteistyökumppanit ovat ryhtyneet teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyn henkilötietojen suojaamiseksi.

Henkilötietojen säilyttämisaika määräytyy huomioon ottaen soveltuva laki ja tietojen käyttötarkoitus. Tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tai kun lakisääteinen säilyttämisaika sen sallii.

Alla mainitaan esimerkkejä arkistointiajoista:

• Henkilötiedot, jotka liittyvät vapaaehtoisiin vakuutussopimuksiin, arkistoidaan 20 vuoden ajan sopimuksen päättymispäivästä lukien. Arkistointiaika perustuu vanhentumisaikaan, joka koskee vakuutuksenottajan oikeutta ilmoittaa vakuutuskauden aikana sattuneista vahingoista sekä vakuutuksenottajan oikeutta esittää valitus saamansa korvauspäätöksen sisällöstä.
• Henkilötiedot, jotka lakisääteisissä vakuutuksissa (lakisääteinen tapaturmavakuutus ja liikennevakuutus) liittyvät henkilövahinkoihin, arkistoidaan lain mukaan 100 vuotta.
• Tunnistamistiedot, asiakkaan tuntemistiedot sekä rahanpesuun liittyvät tiedot säilytetään lain mukaan viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä.

Sinulla on rekisteröitynä useita lakisääteisiä oikeuksia. Olet tervetullut ottamaan yhteyttä meihin, jos haluat käyttää jotakin alla kuvatuista oikeuksista. Huomaa, että olemme velvollisia tunnistamaan sinut, jotta voit käyttää oikeuksiasi. Voit tunnistautua käymällä konttorissamme ja esittämällä virallisen henkilöllisyyden todentavan asiakirjan (Vakuutusyhtiö hyväksyy tunnistautumiseen myös suomalaiset ajokortit).

Käyttääksesi oikeuksiasi voit ottaa yhteyttä Vakuutusyhtiön asiakaspalveluun tai tietosuojavastaavaan, jonka yhteystiedot löydät alla olevan otsikon ”Ota yhteyttä meihin tai tietosuojaviranomaiseen” alta.

Oikeus pyytää pääsy sinua koskeviin tietoihin           

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Vakuutusyhtiö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelee, sinulla on myös oikeus tutustua näihin tietoihin. Monessa tapauksessa sinulla on jo pääsy tietoihin, esimerkiksi vakuutuskirjojesi, korvauspäätöstesi ja asiakasportaalin kautta.

Tietyissä tapauksissa lainsäädäntö kieltää meitä jakamasta käsittelemiämme tietoja kanssasi, esimerkiksi salassapitovelvollisuuden alaisia tietoja sekä rahanpesun selvittämiseen liittyviä tietoja. Muun henkilön suojelu voi merkitä, että tietojen antamista voidaan rajoittaa.

Oikeus pyytää tietojen oikaisemista          

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tiedot ja täydentämään puutteellisia tietoja. Tietyt tiedot voit itse täydentää ja/tai oikaista Vakuutusyhtiön digitaalisessa Asiakasportaalissa. Kirjallisen pyyntösi voit myös toimittaa Vakuutusyhtiön konttoriin.

Oikeus tietojen poistamiseen   

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää meitä poistamaan tietosi. Meillä on kuitenkin lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietojasi koko sen ajan, jonka asiakassuhde kestää ja monessa tapauksessa myös asiakassuhteen päätyttyä. Tietoja ei myöskään voida poistaa, jos käsittely on tarpeen lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi tai oikeusvaateen puolustamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen          

Voit tietyissä tapauksissa pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Voit pyytää rajoittamista, jos katsot, että henkilötiedot eivät pidä paikkaansa, että käsittelylle ei ole oikeusperustetta tai jos olet vastustanut käsittelyä (katso seuraava otsikko).

Oikeus vastustaa käsittelyä          

Jos käsittelemme henkilötietojasi oikeusperusteen ”oikeutettu etu” perusteella, sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä. Meillä on oikeus jatkaa käsittelyä ainoastaan, jos meillä todetaan olevan oikeutettu etu, joka on ensisijainen sinun etuusi nähden.

Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinoinnissa.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen  

Jos henkilötietojesi käsittely on automatisoitu, perustuu suostumukseesi tai sinun ja Vakuutusyhtiön väliseen sopimukseen sekä että olet itse antanut käsitellyt tiedot, sinulla on oikeus pyytää, että nämä henkilötiedot luovutetaan sinulle tai muulle rekisterinpitäjälle koneellisesti luettavassa muodossa.

 Oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle  

Sinulla on oikeus kääntyä tietosuojaviranomaisen puoleen, jos sinulla on kysymyksiä tai valituksia siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi (katso otsikko ”Ota yhteyttä meihin tai tietosuoja­viranomaiseen”).

Rekisterinpitäjä:

Ålands Försäkringar Ab
Postiosoite:
PB 64, AX-22101 MARIEHAMN

Asiakaspalvelu:
Puhelin +358 18 27 990  
Sähköposti: info@alands.fi

Käyntiosoite:
Köpmansgatan 6, Maarianhamina

Vakuutusyhtiö on myös valinnut tietosuojavastaavan, joka valvoo henkilötietojen suojaa.

Sähköposti: dpo@alands.fi  
DPO/Ålands Försäkringar Ab
PB 64
AX-22101 Mariehamn

Tietosuojaviranomainen:        
Suomi:  
Tietosuojavaltuutetun toimisto:
PL 800, FI-00531 Helsinki tai tietosuoja@om.fi
(www.tietosuoja.fi)